Tem muita gente por aí esquecendo aquilo que lê até chegar ao cúmulo de citar o que leu achando que é uma ideia própria! Isso é devido à falta de foco ao fazer as atividades do dia a dia. A pressa está tomando conta de nossas cabeças e ficamos tão aprisionados no tempo que esquecemos o propósito real daquilo que estamos fazendo dentro dele.

No meio de todas as tarefas do dia a dia, como gerir bem o tempo? Como manter a produtividade sem prejudicar a própria saúde? Como ter foco e escapar da armadilha de fazer várias coisas ao mesmo tempo sem fazer nada direito?

Antes de mais nada, vamos entender uma coisinha importante:

O que é foco?

Dr. Daniel Goleman diz que foco é a capacidade de focar em algo seletivamente. E com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, nos preocupamos mais com o que temos que fazer depois do que com o que temos que fazer agora. Isso faz a gente perder tempo com coisas desnecessárias, ter retrabalho e no final do dia nos sentimos meio inúteis.

Conhece esse sentimento? Se não, que bom! Pois é horroroso!

Neste artigo, vamos falar de 11 técnicas comprovadas de gestão de tempo e também vamos falar sobre duas das maiores Leis que regem muitos campos da produtividade humana. Se essas técnicas e leis forem aplicadas diariamente, você elevará seu rendimento e, por sua vez, a performance aumentará significativamente.

Tim Ferriss, um empresário americano, chegou ao ponto de poder dedicar apenas 4 horas por semana ao trabalho e o restante a outras coisas que ama fazer. Segundo ele, todas as tarefas atreladas ao trabalho de qualquer indivíduo consomem um tempo que pode ser reduzido em até 80%, se as técnicas de produtividade forem diariamente.

Então vamos às técnicas?

11 fundamentos e ferramentas de gestão de tempo e foco

1. Defina a prioridade da semana

Saiba que o tempo é único e é um recurso igual para todos. É o único recurso que não podemos comprar mais, né! Então se você está se queixando de que está tudo muito corrido, VOCÊ ESTÁ FAZENDO ISSO ERRADO.

Senta aí e veja o que é mais prioritário na sua semana. Saiba que você terá que abrir mão de bastante coisa. Mas faça isso de forma autorresponsável, pois não adianta se fazer de coitado/a e dizer que “teve que deixar de fazer isso ou aquilo”. Tome decisões sobre o que irá fazer naquele tempo e banque isso, não culpe outros! Isso pode iniciar um processo de tomar seu tempo de volta como prioridade sua.

2. Exercite o foco

Dr. Goleman pesquisou por muitos anos a dinâmica cerebral em nossos comportamentos e trouxe uma ótica interessante e aplicável sobre o Foco. Ele é como um músculo e precisa ser exercitado. Sem foco é difícil conseguir gerir nosso tempo: sem ele as ferramentas e aplicativos não se aplicam. Dê uma olhada no que o Dr. Goleman diz e tenha a garantia de que dará certo.

Os próximos 3 itens condizem à prática do foco.

3. Aprenda um instrumento musical

Aprenda ou pratique um instrumento musical. Eles obrigam a gente a se manter no presente, pois senão você cometerá erros de harmonia ou ritmo. Isso treina sua atenção total, que é necessária.

4. Faça exercícios físicos

Dê preferência aos que precisam de atenção redobrada para evitar uma lesão. Isso também nos obrigará a nos manter no presente, caso contrário voltaremos pra casa com dores indesejadas.

5. Pratique trabalhos manuais

Aprenda ou pratique trabalhos manuais (bordado, pintura, dobradura). Percebam que todos eles possuem uma premissa que é a permanência no presente, pois caso você ficar distraído ou desfocado o trabalho sairá uma grande nhaca!

6. Escreva sobre seu dia anterior

Pra quem é da turma que lê e esquece o que lê, Hal Elrod pesquisou alguns hábitos matinais que (não são milagrosos, como diz a capa do livro, mas) podem realmente fazer muito bem ao nosso foco e ajudar nossa produtividade desde cedo.

Uma das dicas do livro é escrever de 5 a 10 linhas sobre o seu dia anterior. Pare por 10 minutos antes de iniciar suas atividades logo depois que acorda e escreva um pouco sobre o dia anterior. Muitas coisas virão à memória e muitos insights podem pintar. Isso exercita nossa memória e ainda nos faz refletir sobre nossas ações.

7. Converse olhando nos olhos

Richard Boyatzis, grande cientista da Inteligência Social, diz que conversar com pessoas olhando nos olhos exercita nosso poder de foco. Também nos ajuda a ter uma conversa mais rápida e eficaz, pois prestamos atenção em 100% do que a pessoa fala. Dessa forma, corremos menos riscos de interpretar errado e esquecer informações.

Assim, a conversa flui melhor e ficamos menos presos em reuniões intermináveis. Por isso, busque conversar mais com pessoas presencialmente e olhando nos olhos. Isso te dá 100% de atenção ao que a pessoa está dizendo. Sendo assim, não interrompa nem fique pensando em outra coisa, fala sério!

Essas boas práticas combinadas certamente já te ajudarão muito. Mas vamos além.

Agora sim podemos falar de ferramentas. Algumas delas eu aprendi com Christian Barbosa, o maior pesquisador no assunto “produtividade” no Brasil:

8. Liste as 10 prioridades da semana

Comece sua semana no domingo à noite. Fazer uma lista das 10 principais prioridades da semana vai te ajudar a saber para onde ir e ao que precisa dar mais foco.

Você pode usar um calendário semanal para se organizar. Pode baixar nosso modelo gratuitamente aqui.

9. Liste 5 coisas que você precisa evitar

Faça uma lista de 5 coisas (pelo menos) que você precisa evitar para ser mais produtivo. Quando elas aparecerem pra você, já soará um alarme de PARE!

10. Termine seus compromissos antes

Sempre marque para um compromisso acabar 15 minutos antes do ideal. Isso te dará tempo para ir até o próximo com tranquilidade. Dependendo se houver locomoção, planeje 30 minutos para “inter-agendas”.

11. Divida seu dia em 4

Divida seu dia em 4 grandes partes (manhã e tarde, cada um dividido em duas partes). Se quiser dividir a noite assim também, ótimo!

E ao longo da semana útil você terá 20 grandes partes, certo? 4 por dia, vezes 5 dias.

Agora escreva quais as categorias de atividades você irá inserir em cada uma dessas partes.

Exemplo: Toda segunda na primeira parte da manhã irei tratar e-mails que chegaram no fim de semana; na terça à tarde, irei fazer ligações para clientes para verificar o atendimento.

E assim por diante. Esse esquema pode mudar a cada semana, mas o ideal é que ele não mude pelo menos por 3 ou 4 semanas, pois estamos falando de “categorias de tarefas” e não da tarefa em si.

2 leis que devem reger sua produtividade

Primeira lei: Lei de Parkinson

A Lei de Parkinson (que não tem nada a ver com o Mal de Parkinson) foi baseada no empirismo. Foi exposta pela primeira vez em um artigo da revista The Economist em 1955, por Cyril Northcote Parkinson. A Lei de Parkinson pode ser resumida na seguinte frase:

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização.”

Ou seja, quanto mais tempo tivermos para realizar uma atividade, mais tempo essa atividade durará. Por exemplo, se você precisa escrever um texto para uma revista, mas não há prazo determinado para finalizar este trabalho, você irá estender esta tarefa por duas, três ou mais horas do seu dia, ou até mesmo da sua semana.

Por outro lado, se você tiver duas horas para escrever esse texto e seu editor for categórico com o prazo, com certeza você irá conclui-lo dentro do prazo.

Quer dizer que se não estabelecemos prazos para terminar cada uma de nossas atividades, iremos demorar quanto tempo pudermos. Isso faz com que nosso dia tenha poucas atividades importantes realizadas e/ou pouco resultado satisfatório.

Como ter disciplina?

“Como eu faço para ter essa disciplina? Pois trabalho em home office e a maior parte das atividades são com tempo livre.”

Para Charles Duhigg, o maior especialista do mundo em hábitos, nosso cérebro se condiciona às punições ou recompensas. Por exemplo, se você não seguir o prazo estabelecido e, consequentemente, atrasar para enviar o artigo ao seu editor, ele não irá publicar o seu artigo. De alguma maneira, isso pode te trazer algum prejuízo.

O segredo está em criar uma recompensa para quando terminar uma atividade no prazo. Por exemplo: comer um doce que você ama ou assistir seu filme favorito. E criar punições para o caso de não terminar no prazo. Por exemplo: deixar de fazer algo que gosta, deixar de sair com os amigos etc.

O segredo para a disciplina

O segredo está na recompensa pré-estabelecida quando terminamos uma atividade no prazo, como comer algo delicioso ou assistir um filme favorito. E, se não terminar no prazo (mesmo que seja 1 minuto atrasado), deixar de fazer algo que goste, como não sair com os amigos aquela noite, ou qualquer outra coisa que remeta à punição de não ter feito tal atividade no prazo.

Isso irá treinar o seu cérebro e condicioná-lo a não perder tempo com distrações que o tirem do seu foco.

Segunda lei: Lei de Pareto

A Lei de Pareto – ou também “Distribuição de Pareto” – enunciada pelo economista Vilfredo Pareto no século XIX surgiu com pesquisas empíricas deste sobre a distribuição da riqueza. Pareto concluiu que 80% da riqueza e da renda era produzida e possuída por 20% da população. Desta forma, o economista percebeu que a mesma razão pode ser aplicada na política, sociedade e basicamente todas as áreas da vida e dos negócios:

80% das consequências decorrem de 20% das causas; 80% do faturamento advém de 20% dos clientes, 80% do lucro são gerados por 20% dos produtos, e assim essa lista se torna infinita.

Essa razão pode até mesmo ser mais severa, como 90/10 ou 95/5. O fato é que existe uma grande maioria de resultados decorrentes da minoria dos recursos empregados.

Como a Lei de Pareto é aplicada?

Desta forma aplica-se à produtividade o seguinte enunciado:

“80% dos resultados são produzidos por 20% das atividades.”

Sabendo o disso, o cuidado que precisa ser tomado é: “Onde estão e quais são as atividades que realizo, que geram 80% dos meus resultados?”.

É necessário fazer um mapeamento de suas atividades versus os ganhos obtidos e elencar as prioridades em cada uma delas.

Ter a consciência desses princípios nos faz dizer “não” para atividades pouco relevantes, e dizer “sim” para aquelas que estão dentro dos 80% dos resultados.

Faça mais em menos

Lembre-se: o objetivo não é aumentar a quantidade de tarefas diárias, mas sim diminuir. Assim, você terá mais tempo para família, hobbies, coisas que você não fazia antes. O segredo é ser mais eficaz e fazer as mesmas atividades em menos tempo para que tenha mais tempo livre.

A prática da Lei de Parkinson e Pareto nos faz priorizar nossas atividades e nos torna no mínimo 80% mais produtivos sem perder a qualidade da execução (Ferriss, 2008). Isso irá te ajudar a realizar mais em menos tempo e performar melhor em seu trabalho e até mesmo nas atividades no que se refere à qualidade de vida.

A aplicação dessas duas Leis traz foco, agilidade e praticidade. Você verá seus inúmeros benefícios. Desde ter mais tempo livre para curtir a família, até receber uma promoção no trabalho por ser a pessoa mais produtiva do departamento e se destacar frente aos demais. Ou até mesmo aumentar suas vendas, pois poderá atender muito mais pessoas em menos tempo ou produzir mais conteúdo para seu site/blog.

Todos nós temos 24 horas, todos os dias. E não há ninguém com o poder de gerenciar o tempo. O que pode ser gerenciado são as atividades, apenas o que se faz. Use isso com sabedoria e elenque apenas o que é importante.

 O que achou do texto? Se quiser se organizar melhor, baixe o calendário semanal para aumentar sua produtividade!

Referencial:

Ferriss, T. Trabalhe 4 horas por semana, tradução Rafael Leal. – São Paulo: Editora Planeta do Brasil, 2008.

Duhigg, C. O Poder do Hábito. – Rio de Janeiro: Editora Objetiva, 2012.

Goleman, D. Foco: A atenção e seu papel fundamental para o sucesso.  – Rio de Janeiro: Editora Objetiva: 2014.