Paaaara tudo! Tem uma pegadinha do título… Achou?

Volta lá… O que está errado no título desse texto?

Acertou quem se ateve ao termo “administrar o tempo”. Eu só administro aquilo que consigo gerir, mover, alocar, jogar de um lado para o outro. E isso, jovem, eu não posso fazer com o tempo, pois este amiguinho é IMUTÁVEL e constante.

Precisamos mudar a forma de enxergar nossa relação com o tempo. Hoje agimos como se ele estivesse em falta. Ele NUNCA esteve em falta, ele sempre foi igual, você é que está socando um monte de coisas no seu dia sem régua de prioridades (hoje estou inspirado!).

Mas, antes de ter dicas de como usar (“administrar”) melhor o tempo, preciso que você entenda algumas coisas:

O que precisa ser feito e qual é a prioridade?

O lance é que preciso entender o que realmente precisa ser feito e quanto tempo levo para fazer cada tarefa do meu dia e o quanto eu realmente precisava priorizar cada uma delas.

Nesse meio tempo, muitas vezes deixamos atividades importantes de lado, como ter aquela conversa com a equipe pra ver o que cada um está desenvolvendo de legal em sua função, visitar aqueles clientes estratégicos pra sua empresa e que você (por “falta” de tempo) nunca fez nada além do feijão com arroz, ou até mesmo cuidar da sua saúde.

Num mundo com milhares de coisas para serem feitas, precisamos cada vez mais conciliar várias atividades e ainda ter qualidade de vida. Essa é a tal da “Vida em Alta Performance”, em que não apenas fazemos várias coisas, mas também REALIZAMOS. E “realizar” trata-se de atingir resultados, contribuir para o atingimento de metas profissionais e pessoais. Ser produtivo não é ter, necessariamente, uma agenda lotada de tarefas, mas sim aquela vida em que se consegue muitos resultados.

Quando achamos o jeito certo de fazer isso, a consequência é focarmos nossa energia mental e nosso tempo para o que realmente importa: qualificação, cuidado com a equipe, networking estratégico, troca de ideias com o time, visita e atendimento de qualidade a clientes. Isso faz com que você até mesmo fature mais!

Por isso separei 8 dicas bem maneiras aqui que me ajudam muito e que aprendi em livros, em uma formação que fiz pela Universidade da Califórnia sobre produtividade e também apanhando da vida.

8 dicas para administrar melhor seu tempo

1. Escreva num papel o que te motiva (de verdade) a fazer o que você faz hoje

Parece piegas, mas funciona! Escreva o que faz você querer ir trabalhar todos os dias.

Se você respondeu algo assim: “Meus boletos, o financiamento da casa, meus filhos, uma vida melhor pra minha família, etc.”, eu entendo seus motivos e acredito que são legítimos, mas NÃO SÃO MOTIVAÇÕES REAIS!

A motivação deve estar pautada EM VOCÊ! O que dá tesão em você fazer o que faz? Cuidar de pessoas, agregar valor pra comunidade, realizar sonhos, melhorar vidas, alimentar o mundo, cuidar da saúde das pessoas, não sei!

O fato é que quando temos uma grande motivação (motivo para agir) aumentamos nosso poder de foco e nos distraímos menos. Logo, faço com mais qualidade e agilidade evitando retrabalho. Então sobra mais tempo.

Ache alguma coisa que te anime na tarefa, senão você viverá um dia após o outro e nem precisa mais terminar de ler se não quiser mudar isso.

2. Adote uma agenda

Desculpe se parece muito básico, mas preciso começar pelo começo.

Pode ser Agenda Google, agenda do Outlook, agenda de papel, calendário do celular, qualquer um. Apenas adote uma forma de marcar seus compromissos e tarefas em algum lugar. Tudo precisa ter data e hora marcada, até mesmo aquele email que você precisa ler ou aquele boleto que você precisa pagar no site do banco.

3. Liste e agende por horário o que precisa fazer no dia seguinte

Estudos comprovam que o planejamento de tarefas apenas um dia antes do cumprimento das mesmas faz com que o cérebro já se condicione a fazer aquilo em determinada hora.

Ou seja, mesmo que simples, essas tarefas ocupam espaço no cérebro. Planejar isso um dia antes faz com que ele fique psicologicamente preparado. E isso vai desde as tarefas mais prazerosas até as mais chatas, como pagar contas, recorrer a um serviço público, lavar a louça… um bom começo é usar o item anterior 😉

4. Divida suas tarefas em blocos de 50 minutos

Nesse tempo foque APENAS naquilo que precisa fazer em cada tarefa. Sem mensagens, sem celular, sem telefone ou maiores distrações que tire o seu foco.

Lembrando que essa tarefa também pode ser um atendimento ou uma reunião.

Nenhum ser humano é multifoco. No fim das contas, acabamos fazendo NADA bem feito quando tentamos fazer várias coisas ao mesmo tempo.

Assim, separe o que precisa fazer em blocos de 50 minutos, deixando os outros 10 minutos para oxigenar seu cérebro (tomar uma água, alongar-se, ir ao banheiro). Depois disso foque mais 50 minutos, na mesma tarefa ou na próxima da sua lista. O nome disso é Método Pomodoro.

5. Cheque seus emails em apenas dois horários por dia

Você não precisa olhar seus emails a cada momento que um novo cai na sua caixa. Isso tira o foco e faz perder tempo.

Olhe seus emails ao meio-dia e às 16h. Se a pessoa te mandou email às 17h, com certeza não terá problema você o responder ao meio-dia do outro dia. E, se você receber um email às 13h, sem dúvida essa pessoa pode esperar até as 16h para obter uma resposta.

Qualquer um que envie email com certeza não espera uma resposta em dois minutos. E, caso seja necessário um contato urgente, essa pessoa te chamará pelo WhatsApp, Skype ou te ligará.

6. Use retalhos de tempo

Retalhos de tempo são aqueles minutinhos (1 a 12) que ficam voando entre uma atividade e outra, ou aquele tempinho que você mata depois do almoço.

Use esse tempo para fazer aquelas tarefas maçantes, chatinhas, mas que precisam ser feitas.

Exemplo: Relatório de despesas pra contabilidade.

Muitas vezes essas tarefas podem ser feitas aos poucos. Essas tarefinhas são um saco de se fazer e acabam sendo areia na engrenagem da nossa produtividade quando são acumuladas por muito tempo. Então use esse tempo que vai pro ralo pra fazer tarefas toscas, mas que são obrigatórias.

7. Cuidado com as urgências

Escolha bem as lutas que você irá aceitar. Urgências são incêndios, bombas que explodem de repente. Como todo incêndio, pode ser apagado, mas deixa uma bagunça enorme para ser limpa depois.

O pior é quando esse incêndio acontece por negligenciar outras tarefas em seu tempo certo, e elas se tornaram monstros com o passar do tempo.

Então cuidado ao dizer “sim” para todas as solicitações ditas como “Urgente”, pois quem trouxer isso pra você sempre colocará uma importância grande como se o mundo fosse acabar. Mas acabe com essa dúvida tendo certeza de 2 coisas:

1. Precisa ser você?
2. Precisa ser agora?

Apenas, e somente apenas se a resposta para ambas as perguntas for SIM você entra na jogada. Caso contrário, delegue ou negocie um prazo pra você dedicar seu precioso tempo.

8. Faça um planejamento estratégico da sua semana

Todo domingo à noite faça uma listagem constando as seguintes e simples informações:

• Quais as três coisas que, se eu fizer essa semana, posso considerá-la uma BOA SEMANA?
• A que eu devo dizer não?
• O que eu não posso esquecer de jeito nenhum?
• O que está me distraindo e tirando meu foco?
• O que estou procrastinando (empurrando com a barriga) e preciso resolver ou terminar?

Preencha essas cinco questões com pelo menos três itens e deixe-as num lugar visível.

Tenho certeza que com essas pequenas atitudes você terá uma semana campeã!

Viu só! Não precisa de um monte de aplicativos ou planilhas mirabolantes pra você gerenciar suas prioridades dentro do tempo.

Agora pratique tudo e comente aqui abaixo como foi!